Conditions d’utilisation et avis

Ce qu’est cet outil

Olive Grove est un outil d’aide à la documentation. Il enregistre les séances, les transcrit, rédige des notes et d’autres documents, et formule des suggestions, au moyen d’une intelligence artificielle qui fonctionne sur votre ordinateur. Aucun service d’IA en ligne n’est utilisé : le contenu des séances ne quitte pas votre ordinateur pour l’IA.

Ce n’est ni un clinicien, ni un superviseur, ni un dispositif médical, ni un service d’intervention de crise. Il n’évalue, ne diagnostique et ne traite personne, et rien de ce qu’il produit ne constitue un avis clinique, juridique ou professionnel. Il ne remplace pas votre propre formation, votre jugement, votre supervision ou vos consultations.

Vos responsabilités, en un seul endroit

Vous détenez toutes les responsabilités professionnelles liées à votre pratique. Olive Grove est un outil. Vos obligations découlent de votre organisme de réglementation, de votre profession, des lois du lieu où vous exercez et de toute personne pour qui vous travaillez, et elles demeurent les vôtres quelles que soient les fonctions que vous utilisez. Vous êtes notamment responsable de ce qui suit :

1. Vos dossiers : conserver tous les dossiers cliniques, de rendez-vous et financiers que vos règles exigent, aussi longtemps qu’elles l’exigent, sous une forme que vous pouvez produire. L’application les conserve sur votre ordinateur; les copies en ligne et les sauvegardes ne remplacent pas votre propre dossier.

2. Ce que l’IA rédige : lire, corriger et approuver chaque note, rapport et suggestion avant de vous y fier, de le signer ou de le communiquer.

3. Le consentement : informer votre clientèle de l’enregistrement, de la transcription, de la prise de rendez-vous en ligne, des formulaires, des rappels et des paiements, et obtenir son consentement lorsqu’il est requis.

4. La sécurité : l’ouverture de session de votre ordinateur, le chiffrement du disque, les sauvegardes, les codes de récupération et les mots de passe, ainsi que chaque copie que vous exportez.

5. Vos pages et messages en ligne : vos services, vos prix, vos politiques, vos frais, le texte de vos consentements, vos questions, vos titres professionnels et vos affirmations.

6. L’argent : votre compte Stripe, les remboursements, les contestations, les reçus et les taxes ou impôts.

7. Les incidents : décider si une atteinte à la vie privée s’est produite, qui informer et quand, et le faire.

8. L’arrêt de votre utilisation : conserver vos dossiers pendant la durée requise après la résiliation de votre abonnement, la fermeture de votre cabinet ou un changement d’ordinateur.

L’application vous offre des outils pour chacun de ces points. Elle n’en assume aucun à votre place.

L’IA n’est pas parfaite

Tout ce que l’IA produit peut être erroné. Les transcriptions peuvent mal entendre des mots et les attribuer à la mauvaise personne. Les notes, analyses, plans et résumés peuvent omettre ce qui comptait, le déformer ou contenir des propos qui n’ont jamais été tenus. Les vérifications des risques et de la sécurité peuvent ne pas détecter un risque. Les suggestions en direct peuvent ne pas convenir à la personne devant vous. Les enregistrements peuvent être incomplets.

Traitez chaque résultat comme une ébauche rédigée par quelqu’un qui n’était pas dans la pièce.

Vous êtes responsable de son utilisation

Vous utilisez cet outil à votre discrétion et à vos propres risques.

Vous acceptez de faire preuve de diligence à chaque étape : lire et vérifier chaque transcription, note, analyse, plan, rapport et suggestion avant de vous y fier, de le signer, de le classer, de le communiquer ou de le facturer, et le corriger pour qu’il reflète fidèlement le travail que vous avez accompli.

Il vous revient de vous assurer que votre utilisation de l’outil, et tout ce que vous en conservez ou en transmettez, respecte vos propres obligations : les normes de votre ordre professionnel et de votre profession, les règles de tenue de dossiers, les lois sur la protection de la vie privée et des renseignements sur la santé là où vous exercez, ainsi que les exigences de tout employeur, clinique, assureur ou bailleur de fonds avec qui vous travaillez.

Consentement et vie privée

Il vous revient d’informer votre clientèle que les séances sont enregistrées et transcrites, et d’obtenir et de consigner son consentement éclairé lorsqu’il est requis, avant d’enregistrer.

Les enregistrements, transcriptions et notes sont conservés sur votre ordinateur. Il vous revient de sécuriser cet ordinateur, d’effectuer des sauvegardes, ainsi que de conserver et de détruire les dossiers comme vos obligations l’exigent. Tout service externe que vous choisissez de connecter (par exemple un calendrier ou un téléchargement de modèle) est utilisé selon les conditions propres à ce service.

Ouverture de session et protection de cet ordinateur

Olive Grove s’ouvre avec votre ouverture de session Windows (Windows Hello ou votre mot de passe Windows), ou avec un mot de passe ou un NIP qui lui est propre. Cette protection est activée dès le premier lancement; vous pouvez la désactiver, et l’application indique clairement ce que cela laisse ouvert. Si vous choisissez votre propre mot de passe et que vous l’oubliez, Windows peut confirmer votre identité afin que vous en définissiez un nouveau.

Toute personne qui peut ouvrir une session dans votre compte Windows peut donc ouvrir vos dossiers. Utilisez votre propre compte Windows, jamais un compte partagé, gardez son NIP et son mot de passe pour vous, et verrouillez l’ordinateur chaque fois que vous vous en éloignez.

L’ouverture de session verrouille l’écran de l’application. Elle ne chiffre pas vos dossiers, qui sont conservés sur le disque de cet ordinateur. C’est l’activation du chiffrement du disque de Windows (BitLocker ou Chiffrement de l’appareil) qui les protège si l’ordinateur est perdu ou volé, et cette activation relève de votre responsabilité.

Services en ligne

Les services en ligne sont facultatifs. La prise de rendez-vous en ligne, la liste d’attente, les formulaires destinés à la clientèle, la page propre à chaque client, les messages sécurisés, les rappels par courriel, les liens de paiement, le flux de calendrier et la salle vidéo sont désactivés tant que vous ne les activez pas. Lorsque vous en activez un, vous choisissez que l’éditeur détienne les renseignements limités dont il a besoin, comme la page sur la vie privée les énumère pour chaque service.

Vous demeurez responsable des renseignements de votre clientèle. Vous décidez de ce que vous demandez à vos clients et pourquoi. L’éditeur détient et transmet ces renseignements uniquement pour faire fonctionner le service que vous avez activé, en votre nom. Il ne les utilise à aucune autre fin, ne les vend pas et ne les lit pas. Vous êtes le dépositaire de vos dossiers et l’interlocuteur de votre clientèle.

Renseignements scellés. Les formulaires, consentements, questionnaires et messages sont scellés dans le navigateur du client avec la clé de votre cabinet. L’éditeur ne peut pas les lire. Si la clé qui se trouve sur votre ordinateur est perdue, les réponses scellées qui attendent en ligne ne peuvent être ouvertes par personne, l’éditeur compris.

Ce que vous publiez vous appartient. Vous êtes responsable de tout ce qui figure sur vos pages et dans vos messages : vos services et vos prix, votre politique d’annulation et de frais, le texte de vos consentements et vos questions, votre logo, vos titres professionnels et toute affirmation que vous faites. Assurez-vous qu’ils sont exacts et permis par les règles de votre profession.

Les courriels partent en votre nom. Les confirmations, rappels et avis sont envoyés par le service sous le nom de votre cabinet, et les réponses vous sont adressées. Vous êtes responsable du libellé de vos rappels et de n’envoyer des rappels qu’aux clients qui les ont acceptés. Un courriel peut être retardé, filtré ou ne jamais arriver. Ne comptez pas sur un courriel pour une question urgente ou clinique.

La salle vidéo relie deux appareils directement. Il vous revient de vérifier qui s’y joint, d’assurer la confidentialité de votre côté de l’appel et de juger si les séances par vidéo conviennent au client.

Disponibilité. Les services en ligne peuvent être lents, interrompus ou modifiés. Vos dossiers restent sur votre ordinateur quoi qu’il leur arrive. Gardez un moyen de joindre vos clients qui ne dépend pas du service.

Où les données en ligne sont conservées. Lorsque vous configurez votre compte, vous nous indiquez le pays où vous exercez. Les services en ligne ne sont offerts que là où l’éditeur dispose d’un stockage adapté à ce pays, et l’application vous indique où vos données en ligne seraient conservées avant que vous n’activiez quoi que ce soit. Lorsqu’aucun stockage adapté n’est encore offert, l’application fonctionne pleinement sur votre ordinateur sans les services en ligne.

Paiements

Les paiements sont versés à votre propre compte Stripe. Ce compte est le vôtre : vous vous y connectez sur Stripe et vous acceptez les conditions de Stripe. L’application y est connectée uniquement pour créer des pages de paiement pour vos factures, pour rembourser un paiement lorsque vous le lui demandez et, lorsque vous appuyez sur Débiter, pour percevoir des frais d’absence ou de retard. Vous pouvez la déconnecter en tout temps. Vos clients vous paient, et non l’éditeur. L’éditeur ne détient, ne reçoit ni n’envoie jamais votre argent, ne perçoit aucuns frais et n’est partie à aucun paiement entre vous et un client.

Les frais de Stripe, les versements, les retenues et les décisions relatives au compte relèvent de vous et de Stripe. L’éditeur ne peut ni les modifier, ni débloquer des fonds, ni rouvrir un compte.

Les remboursements, contestations et rétrofacturations relèvent de vous. Vous êtes responsable de votre politique de remboursement et de forfaits, des reçus et des taxes ou impôts que votre travail exige, ainsi que de la réponse à un client qui conteste un débit.

Cartes conservées pour les rendez-vous et les frais d’absence. Stripe enregistre la carte dans votre compte. Des frais ne sont débités que lorsque vous appuyez sur Débiter, une seule fois par rendez-vous et par type de frais. Avant d’appuyer, vérifiez que votre politique a été présentée au client, qu’il l’a acceptée et qu’il est équitable de débiter ces frais dans les circonstances. L’éditeur ne décide pas si des frais sont dus.

Les liens de paiement et les rappels de paiement affichent le montant et la description que vous avez définis. Vérifiez-les avant de les envoyer.

Vos dossiers

Les sauvegardes relèvent de votre responsabilité. L’application peut effectuer des sauvegardes sur cet ordinateur, sur un lecteur de votre choix et dans le nuage si vous l’activez. Elle vous rappelle qu’aucune n’a été faite depuis 14 jours. Vous décidez de la fréquence des sauvegardes, de l’endroit où les copies sont conservées et pendant combien de temps, et vous vérifiez qu’elles fonctionnent. Une sauvegarde est une commodité, et non une garantie que les dossiers pourront toujours être récupérés.

Les sauvegardes dans le nuage sont scellées par un code de récupération que vous seul détenez. Sans ce code, personne, l’éditeur compris, ne peut ouvrir ni restaurer la sauvegarde. Conservez le code en lieu sûr, à l’écart de l’ordinateur.

Chaque copie relève de votre vigilance. Les sauvegardes, fichiers de transfert et exportations perdent la protection de l’application dès qu’ils sont enregistrés. Il vous revient de savoir où va chaque copie, qui peut y accéder et de la supprimer lorsque vos obligations l’exigent.

Passer à un autre ordinateur. Un transfert amène vos dossiers sur le nouvel ordinateur et libère la place de l’ancien ordinateur dans votre abonnement. L’ancien ordinateur conserve sa copie jusqu’à ce que vous la supprimiez. Il vous revient de la supprimer ou de la garder sécurisée.

Mettre un ordinateur hors service. Désinstaller l’application ne supprime pas vos dossiers; elle vous indique où ils se trouvent. Pour vider un ordinateur que vous n’utilisez plus, utilisez Mettre cet ordinateur hors service : l’application vérifie que vos dossiers se trouvent en sécurité sur un autre ordinateur ou dans une sauvegarde que vous pouvez ouvrir, puis désactive l’ordinateur et en supprime les dossiers. Il vous revient de conserver vos dossiers aussi longtemps que vos obligations l’exigent avant de supprimer toute copie. Supprimer des fichiers ne les rend pas toujours irrécupérables sur tous les disques; c’est le chiffrement du disque qui protège un ordinateur que vous donnez ou vendez.

Importer des dossiers. Lorsque des dossiers arrivent d’une sauvegarde, d’un transfert ou d’un autre ordinateur, l’application ne supprime jamais rien et n’écrase jamais une note ou un rapport signé. Lorsque deux versions diffèrent, elle conserve les deux et vous les présente dans la liste À votre attention. Un fichier provenant d’un autre cabinet est bloqué. Une copie de sécurité de vos dossiers est d’abord créée. Il vous revient d’examiner la liste et de décider quelle version devient votre dossier.

Dossiers signés. Une fois signé, une note ou un rapport est verrouillé. Toute modification après la signature est conservée comme une version numérotée accompagnée de son motif. Les tâches d’arrière-plan de l’application ne modifient jamais un dossier signé.

Utiliser plus d’un ordinateur. Chaque abonnement couvre deux ordinateurs. Il vous revient de savoir quel ordinateur détient le dossier à jour.

Ordinateur perdu ou volé, et atteintes à la vie privée

La protection de l’ordinateur relève de votre responsabilité. Utilisez votre propre compte Windows, laissez l’ouverture de session de l’application activée, activez le chiffrement du disque de Windows et verrouillez l’ordinateur lorsque vous vous en éloignez. L’application vérifie la présence du chiffrement du disque. Sans chiffrement du disque, toute personne qui a l’ordinateur peut lire les dossiers qui se trouvent sur son disque.

Si un ordinateur est perdu ou volé, désactivez-le sans tarder depuis la page de votre compte. Il ne pourra alors plus utiliser vos services en ligne ni votre abonnement.

Autres outils dont vous disposez peut-être déjà. Localiser mon appareil de Windows peut repérer et verrouiller un ordinateur connecté avec un compte Microsoft, s’il a été activé avant la perte; il n’efface rien. Un cabinet qui gère ses ordinateurs avec Microsoft Intune ou un service semblable peut les effacer à distance dès qu’ils se connectent. BitLocker rend le disque illisible sans votre ouverture de session ou votre clé de récupération. L’aide de l’application explique chacun de ces outils.

Il n’existe aucun effacement à distance garanti. L’application ne peut pas joindre un ordinateur éteint, gardé hors ligne ou dont le disque a été copié. Désactiver un ordinateur n’efface pas les dossiers qu’il contient déjà.

Les outils en cas d’atteinte sont des aides. L’application peut vous aider à dresser la liste des clients touchés, à rédiger des avis et à tenir un journal de vos démarches. Elle ne décide pas si une atteinte s’est produite, qui vous devez informer ni dans quel délai. Ce sont vos obligations en vertu de la loi et des règles de votre profession. Demandez conseil au besoin.

Si vous cessez de vous abonner

Vos dossiers ne sont jamais retenus. Sans abonnement, vos dossiers deviennent une archive en lecture seule : vous pouvez ouvrir, lire, rechercher, imprimer et exporter chaque dossier, restaurer vos sauvegardes et supprimer des dossiers lorsque vos obligations le permettent. L’enregistrement, la transcription, la rédaction de notes, le calendrier, la facturation et les services en ligne exigent un abonnement.

Tout récupérer : la fonction Exporter toute la pratique écrit le dossier complet de chaque client en PDF, ainsi que des feuilles de calcul (CSV) des clients, séances, rendez-vous, factures, paiements, remboursements, notes de crédit, radiations et mesures. Ces fichiers s’ouvrent sans Olive Grove. Vous pouvez sceller l’exportation avec un mot de passe.

Vos sauvegardes dans le nuage et vos dossiers en ligne (rendez-vous, liens de paiement, paiements, frais) sont conservés tant que votre compte est ouvert, et pendant 12 mois après la fin de votre abonnement, afin que vous puissiez télécharger vos sauvegardes et tout importer d’abord dans l’application. Vous recevez un courriel 60, 30 et 7 jours avant leur suppression.

Pas pour les urgences

Rien dans l’outil n’est surveillé par qui que ce soit. Il n’appellera pas à l’aide. Si une personne est en danger, agissez comme votre formation et vos obligations l’exigent.

Aucune garantie

Olive Grove est fourni « tel quel » et « selon sa disponibilité », sans garantie ni condition d’aucune sorte, expresse ou implicite, notamment quant à l’exactitude, l’exhaustivité, la fiabilité, l’adéquation à un usage particulier, la disponibilité ou l’absence d’erreurs.

Aucune responsabilité quant aux résultats

Dans les présentes conditions, « l’éditeur » désigne quiconque publie, développe ou distribue Olive Grove à quelque moment que ce soit, ainsi que ses propriétaires, administrateurs, membres du personnel, sous-traitants, concédants de licence et fournisseurs.

Dans toute la mesure permise par la loi, l’éditeur n’est pas responsable de ce qui découle de l’utilisation de cet outil ou de l’impossibilité de l’utiliser. Cela comprend les erreurs ou omissions dans tout ce que produit l’IA, les enregistrements ou données perdus, partiels ou endommagés, les décisions prises ou les mesures adoptées sur la foi de ses résultats, les plaintes, réclamations, vérifications ou conclusions réglementaires, et toute perte directe, indirecte ou consécutive.

Vous acceptez de dégager l’éditeur de toute responsabilité à l’égard des réclamations découlant de votre utilisation de l’outil ou du contenu que vous en avez conservé, signé ou communiqué.

Limite de responsabilité

Si l’éditeur est jugé responsable malgré les présentes conditions, sa responsabilité totale pour l’ensemble des réclamations est limitée aux frais d’abonnement que vous avez payés au cours des 12 mois précédant la première réclamation, ou à CAD 100 si ce montant est supérieur. L’éditeur n’est jamais responsable de la perte de données, de profits, d’affaires, de réputation ou d’inscription, ni de toute perte indirecte ou consécutive.

Indemnisation

Vous indemniserez l’éditeur de ses pertes et de ses frais juridiques raisonnables découlant de toute réclamation d’un client, d’un organisme de réglementation ou de toute autre personne qui résulte de ce qui suit : votre utilisation de l’application ou des services en ligne, ce que vous publiez ou envoyez par leur intermédiaire, les frais que vous facturez, ou votre manquement aux présentes conditions ou à la loi.

Services de tiers

Stripe, le service de courriel, les services de calendrier, les téléchargements de modèles et tout autre élément que vous connectez fonctionnent selon leurs propres conditions. L’éditeur n’en est pas responsable.

Licence et propriété

Olive Grove vous est concédé sous licence, il ne vous est pas vendu. L’éditeur conserve tous les droits sur le logiciel : son code, ses instructions, ses modèles, sa conception et ses textes. L’éditeur est nommé sur olivegrove.app/terms. Votre licence vous permet de l’installer et de l’utiliser pour votre propre pratique tant que votre essai, votre abonnement ou votre licence est actif.

Vous ne pouvez pas le copier, le modifier, le traduire ni l’adapter; le décompiler, le désassembler ni en faire l’ingénierie inverse, ni tenter d’en extraire le code, les instructions ou les modèles; le partager, le louer, le prêter, le vendre ni en concéder une sous-licence; ni l’utiliser, lui ou ce qu’il produit, pour créer ou entraîner un produit ou un service concurrent. Lorsqu’une loi qui s’applique à vous permet un acte malgré ces limites, celles-ci ne s’appliquent que dans la mesure permise par cette loi.

Votre licence prend fin automatiquement si vous enfreignez les présentes conditions. Vos dossiers vous appartiennent et restent sur votre ordinateur.

Suspension

L’éditeur peut suspendre un service en ligne ou un compte pour protéger la clientèle, les autres utilisateurs ou le service, par exemple à la suite d’un problème de sécurité ou d’un usage abusif. Vos dossiers sur votre ordinateur ne sont jamais retenus.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du lieu où l’éditeur est enregistré, tel qu’il est indiqué sur la page des conditions, et les litiges relèvent de ses tribunaux, sauf si une loi à laquelle on ne peut déroger par convention en dispose autrement. Si Olive Grove passe à un autre éditeur, les conditions sont mises à jour et acceptées de nouveau.

Modifications

Les conditions modifiées sont affichées dans l’application et doivent être acceptées de nouveau avant que vous ne poursuiviez.

Abonnements

Olive Grove est vendu par abonnement, payé au mois ou à l’année. Le prix, le forfait et la date de renouvellement sont affichés avant que vous payiez. Les paiements sont traités par Stripe, et l’abonnement se renouvelle jusqu’à ce que vous l’annuliez. Vous pouvez mettre à jour votre carte, télécharger vos factures ou annuler en tout temps depuis la page de votre compte, sous Gérer la facturation. Sans essai ni abonnement actif, Olive Grove devient une archive en lecture seule : vous pouvez toujours ouvrir, lire, rechercher, imprimer et exporter chaque dossier et restaurer vos sauvegardes, et vos dossiers ne sont jamais retenus. L’enregistrement, la transcription, la rédaction des notes, le calendrier, la facturation et les services en ligne attendent un abonnement. Vos sauvegardes en ligne et vos dossiers en ligne sont conservés pendant 12 mois après la fin d’un abonnement, et vous recevez un courriel 60, 30 et 7 jours avant leur suppression.

L’éditeur d’Olive Grove

Olive Grove est publié par Canada Therapy & Wellness Inc., PO Box 223, 2301 Tenth Line Rd, Orléans ON K4A 3W0, Canada. Pour toute question sur ces conditions : support@olivegrove.app.