Comparer les outils de notes par IA

Les enregistrements, audio et vidéo, sont conservés sur l’ordinateur sur lequel vous installez Olive Grove, et la reconnaissance vocale y fonctionne aussi.

L’audio et la vidéo peuvent être supprimés automatiquement un nombre de jours choisi après la signature de la note (30 jours sur une nouvelle installation); la transcription et la note sont conservées.

La reconnaissance vocale et l’IA qui rédige les notes fonctionnent sur l’ordinateur lui-même. Il n’y a aucun fournisseur d’IA en ligne.

Le modèle de notes est choisi selon la mémoire : sous 8 Go, c’est le plus petit (Qwen 3.5 2B, qui peut être lent); de 8 Go à moins de 20 Go, Qwen 3.5 4B; à partir de 20 Go, Qwen 3.5 9B. Une carte graphique n’est pas requise; une carte NVIDIA accélère la transcription et les notes.

Olive Grove fait son travail sur votre ordinateur : l’enregistrement, la transcription et la rédaction des notes s’y font, avec son IA. Les sauvegardes et les autres contenus que vous choisissez de conserver en ligne, comme les réponses aux formulaires, sont verrouillés sur votre ordinateur avant d’être envoyés, avec une clé que vous seul détenez, si bien que nous ne pouvons pas les lire. Les fonctions en ligne, comme la prise de rendez-vous, les rappels et les paiements, n’utilisent que les renseignements dont elles ont besoin pour fonctionner, comme l’indique la page Vos données.

La vérification des mises à jour n’envoie que le numéro de version de l’application; celle de la licence envoie le numéro de licence, un identifiant brouillé de l’ordinateur et la version. Les modèles d’IA et de reconnaissance vocale sont téléchargés une fois; aucune donnée clinique n’est téléversée.

Les fonctions en ligne (réservation, rappels, formulaires clients, paiements en ligne, sauvegarde en ligne et les autres) sont désactivées tant que vous ne les activez pas, et chacune est énumérée avec exactement ce qu’elle envoie et vers où.

Les dossiers sont sur votre ordinateur, derrière l’ouverture de session de l’application (Windows Hello ou votre mot de passe Windows, ou un mot de passe ou NIP propre à l’application), et l’écran se verrouille après 15 minutes d’inactivité. Le journal d’activité consigne les ouvertures de session, les verrouillages, les fichiers ouverts, les notes signées et modifiées, les exportations et les suppressions.

L’application ne chiffre pas encore ses propres fichiers : elle vérifie si le chiffrement du disque de Windows protège le disque et avertit avant d’enregistrer sur un disque non chiffré. La sauvegarde en ligne facultative est scellée sur votre ordinateur avec un code de récupération que vous seul détenez, et le service ne peut pas l’ouvrir; les réponses aux formulaires et les messages sécurisés sont scellés, si bien que le service ne peut pas les lire non plus.

Olive Grove devient une archive en lecture seule. Vous pouvez toujours ouvrir, lire, chercher, imprimer et exporter chaque dossier, et restaurer des sauvegardes, et vos dossiers ne sont jamais retenus. Si la licence ne peut pas être vérifiée, l’application passe en lecture seule, jamais en blocage.

Les sauvegardes en ligne et les dossiers en ligne (rendez-vous, liens de paiement, paiements, frais) sont conservés 12 mois après la fin d’un abonnement, avec des courriels 60, 30 et 7 jours avant leur suppression.

La reconnaissance vocale et l’IA fonctionnent sur l’ordinateur une fois leurs modèles téléchargés : une séance y est transcrite et sa note y est rédigée. La licence de chaque ordinateur dure 35 jours et se renouvelle d’elle-même en ligne : une semaine ou deux sans Internet ne pose donc aucun problème, et un avertissement s’affiche pendant les 7 derniers jours. Une clinique sans Internet peut plutôt utiliser un fichier de licence signé.

Les fonctions en ligne que vous activez, comme la réservation en ligne, les rappels aux clients et la salle vidéo, ont besoin d’une connexion pour joindre votre clientèle.

Vous. Chaque note est marquée comme ébauche de l’IA, à lire, corriger et signer, et rien n’est signé sans vous. Placez le curseur dans une phrase de la note, et les lignes de la transcription dont elle vient le plus probablement s’affichent à côté, avec l’heure et un bouton Lecture.

Les pistes en direct sont des propositions que vous formulez à votre façon, ou que vous laissez de côté. La veille du risque et la vérification de sécurité signalent ce qui mérite peut-être un regard; la suite vous appartient.

Exporter tout le cabinet place chaque dossier et la comptabilité dans un dossier daté de votre choix : un PDF du dossier complet de chaque client, des feuilles de calcul des clients, des séances, des rendez-vous, des factures, des paiements et des mesures, et un fichier README. Les enregistrements et un sceau par mot de passe sont facultatifs.

À l’arrivée, une liste de clients ou les prochains rendez-vous peuvent être importés d’un autre système sous forme de feuille de calcul, et un enregistrement fait ailleurs est traité comme une séance enregistrée.

L’application offre un formulaire de consentement en langage clair à imprimer ou à exporter, consigne le consentement au dossier avec la date, vous rappelle quand il doit être revu et comprend un texte que vous pouvez lire à voix haute. Démarrer une séance ne vérifie pas le consentement à votre place.

Dans la salle vidéo, la personne cliente accepte la séance vidéo dans son navigateur et choisit si elle consent à l’enregistrement.

Un seul abonnement, payé au mois ou à l’année, avec tout compris sur deux ordinateurs. Aucun module payant ni frais par note. Les paiements sont traités par Stripe, et vous pouvez annuler en tout temps depuis votre compte.

Olive Grove est offert sur invitation pour le moment, ouvert à un petit nombre de cliniciens et cliniciennes à la fois.