Formulaires remplis par les clients avant la première séance

Activer les formulaires clients

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   Étape 1 : Ouvrez Calendrier > Connexions > Formulaires clients et cochez Envoyer des formulaires aux clients.

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   Étape 2 : Sous Formulaire, cochez ceux que vous utilisez : Questions d’accueil, Formulaire de consentement (signé en ligne), PHQ-9 (humeur) et GAD-7 (anxiété).

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   Étape 3 : Pour les envoyer avec les réservations en ligne, cochez les formulaires dans la colonne Avec les réservations en ligne et choisissez qui les reçoit sous Les réservations en ligne les envoient à : les nouveaux clients, toutes les personnes qui réservent, ou personne (vous les envoyez vous-même).

Le formulaire de consentement est le vôtre, tiré de Paramètres > Mon cabinet > Formulaire de consentement, avec le nom de votre cabinet et le vôtre. Voir Le formulaire de consentement et le dossier de soins.

Envoyer des formulaires à un client

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   Étape 1 : Ouvrez le client et choisissez Envoyer des formulaires….

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   Étape 2 : Vérifiez l’adresse courriel et choisissez la langue, anglais ou français.

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   Étape 3 : Décochez les formulaires dont la personne n’a pas besoin, puis appuyez sur Envoyer. Le lien est aussi copié dans votre presse-papiers, si vous préférez l’envoyer vous-même.

Ce que voit le client

• Un formulaire à la fois, sur app.olivegrove.app, sur un téléphone ou un ordinateur. L’accueil porte sur les coordonnées, une personne à joindre en cas d’urgence, le motif de consultation, les objectifs, les thérapies passées et la santé; ce qui n’est pas obligatoire peut rester vide.
• Le consentement se signe en tapant son nom complet. Tracer une signature est facultatif, pour que personne ne soit bloqué.
• Les questionnaires rappellent que les réponses sont lues avant la séance, pas immédiatement, et quoi faire en cas d’urgence.

Au retour des réponses

• Olive Grove vérifie toutes les quelques minutes tant qu’il est ouvert (ou appuyez sur Vérifier maintenant) et classe les réponses dans le dossier du client : l’accueil comme document, le consentement comme document signé, et chaque questionnaire comme mesure cotée.
• Le client est retrouvé par son adresse courriel, puis par son nom; un nouveau client est créé s’il n’y a aucune correspondance. La date de naissance, les pronoms, le téléphone et l’adresse remplissent les champs vides de son dossier.
• Les alertes, par exemple toute réponse autre que « Not at all » (0) à l’item 9 du PHQ-9, sont listées sous Réponses qui demandent votre attention. Appuyez sur Je les ai vues une fois que vous vous en êtes occupé(e).
• En attente du client liste les liens sans réponse. Annuler le lien en désactive un.

Limites

• Demande Internet et un abonnement, et reste désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez.
• Le PHQ-9 et le GAD-7 sont offerts en anglais seulement. L’accueil et le consentement existent en anglais et en français.
• Un lien est valide 30 jours, avec un seul rappel après un jour.
• Le service ne conserve que les réponses scellées, qu’il ne peut pas lire, et les supprime une fois classées sur votre ordinateur.
• Un nouvel ordinateur ne peut pas ouvrir des réponses scellées pour l’ancien. Après un changement d’ordinateur, renvoyez ces formulaires.