Protéger les dossiers des clients sur votre propre ordinateur : ouverture de session, chiffrement, sauvegardes et appareils perdus

Ouverture de session et verrouillage

• Votre propre compte sur l’ordinateur, avec un mot de passe solide ou une ouverture biométrique, non partagé avec la famille.
• Un écran qui se verrouille seul après quelques minutes, et l’habitude de le verrouiller chaque fois que vous vous éloignez.
• Une ouverture de session dans l’application de dossiers aussi, si elle en offre une, pour qu’un ordinateur resté déverrouillé n’ouvre pas tous les dossiers.
• Des mises à jour installées rapidement pour le système d’exploitation et les applications qui contiennent des dossiers.
• Un gestionnaire de mots de passe et un mot de passe différent pour chaque compte, avec une validation en deux étapes pour le courriel et tout service en ligne.

Le chiffrement du disque

Un mot de passe à l’écran ne protège pas le disque. Quiconque retire le disque, ou démarre le portable sur un autre système, peut lire les fichiers non chiffrés. Le chiffrement complet du disque comble cette faille : sans votre ouverture de session, le disque est illisible. Sous Windows, il s’appelle BitLocker ou Chiffrement de l’appareil ; sur Mac, FileVault ; les deux sont intégrés. Activez-le, et gardez la clé de récupération en lieu sûr, loin de l’ordinateur.

Les sauvegardes, y compris hors site

• Gardez trois copies sur deux types de support, dont une loin de l’ordinateur. Cette règle courante résiste à une panne de disque, à un vol et à un incendie.
• Automatisez-les. La sauvegarde qui dépend de la mémoire est celle qui manque le jour où on en a besoin.
• Chiffrez chaque sauvegarde, et gardez son mot de passe à part des sauvegardes.
• Hors site peut vouloir dire un disque chiffré gardé à une autre adresse, ou une sauvegarde en ligne chiffrée, là où une copie en ligne de dossiers de santé est permise.
• Un dossier synchronisé n’est pas une sauvegarde. Une suppression ou un fichier endommagé est copié partout en quelques secondes.
• Testez une restauration de temps à autre. Une sauvegarde jamais restaurée est un espoir, pas un plan.

Si un appareil est perdu ou volé

• Verrouillez-le ou effacez-le à distance si vous l’aviez configuré, et changez les mots de passe des comptes qui y étaient ouverts.
• Notez ce qui s’est passé pendant que c’est frais : quand, où, ce qu’il contenait, et si le disque était chiffré.
• Restaurez vos dossiers à partir d’une sauvegarde sur un ordinateur de remplacement.
• Vérifiez ce que vous devez faire ensuite. L’obligation d’en informer les clients, votre organisme de réglementation ou d’autres personnes dépend de l’endroit où vous exercez et de la possibilité que les données soient lues.

Préparez cela avant que ça arrive : un plan d’une page qui dit où sont les sauvegardes et les clés de récupération, et qui appeler.

Comment Olive Grove vous aide

Olive Grove garde les dossiers sur votre ordinateur, ces habitudes comptent donc. Il s’ouvre avec Windows Hello ou votre mot de passe Windows, ou un mot de passe ou NIP qui lui est propre ; l’écran se verrouille après 15 minutes d’inactivité (jamais pendant un enregistrement), et Ctrl+L le verrouille aussitôt. Il vérifie si BitLocker ou le Chiffrement de l’appareil protège le disque, explique comment l’activer sinon, et avertit avant d’enregistrer sur un disque connu comme non chiffré. L’application ne chiffre pas encore ses propres fichiers ; c’est donc le chiffrement du disque qui les protège.

Les sauvegardes automatiques vont dans un dossier de votre choix, comme une clé USB ; chacune est vérifiée après sa création, scellée en AES-256 si vous définissez un mot de passe, et les plus récentes sont conservées. L’application avertit au sujet des dossiers synchronisés en ligne et des dossiers sur le même disque. Une sauvegarde en ligne facultative, désactivée tant que vous ne l’activez pas, est scellée sur votre ordinateur avec un code de récupération que vous seul détenez. Voyez Ouverture de session, verrouillage et chiffrement du disque, Sauvegarder et restaurer vos dossiers, Sauvegarde en ligne avec votre code de récupération et Sécurité.