Le consentement à l’enregistrement des séances : quoi expliquer, comment demander, comment consigner

Ce qu’il faut expliquer avant de demander

Le consentement n’est éclairé que si la personne sait à quoi elle consent. Abordez chacun de ces points, avec des mots qu’elle emploierait :

• Ce qui est enregistré : l’audio, la vidéo ou les deux, et si l’enregistrement est transcrit.
• Pourquoi : par exemple, pour rédiger des notes exactes et rester présent pendant la séance.
• Où c’est traité et conservé : sur votre propre ordinateur ou sur les serveurs d’une entreprise, et dans quel pays.
• Qui peut le voir ou l’entendre : vous, un superviseur, des collègues, le fournisseur de l’outil, quelqu’un d’autre.
• Si l’IA est utilisée, ce qu’elle fait (transcrire, rédiger une ébauche de note), et que vous vérifiez et signez vous-même chaque note.
• Combien de temps c’est conservé, et si l’enregistrement est supprimé une fois la note rédigée.
• Que refuser ne change rien à ses soins, et qu’on peut arrêter l’enregistrement à tout moment, même en cours de séance.
• Les limites de la confidentialité, qui s’appliquent aux enregistrements comme au reste du dossier.

Comment demander

• Demandez avant la séance, pas sur le pas de la porte. Envoyez le formulaire avec les documents d’accueil, puis relisez-le ensemble au début.
• Employez un langage clair et un formulaire court. Une page lisible en quelques minutes vaut mieux qu’un long document que personne ne lit.
• Invitez les questions et laissez-leur de la place. Vérifiez la compréhension en demandant à la personne de dire, avec ses mots, ce qui arrivera à l’enregistrement.
• Rendez le refus facile. Dites clairement que vous prendrez alors des notes à la main et que les soins sont les mêmes dans les deux cas.
• Demandez à chaque personne présente. En couple, en famille ou en groupe, chaque personne enregistrée donne son propre consentement.
• Proposez-le dans la langue de la personne, avec un interprète au besoin, pour que le consentement soit vraiment compris.

Lorsqu’une personne ne peut pas consentir elle-même, par exemple un jeune enfant ou un adulte inapte, qui peut consentir en son nom, et comment la personne reste associée à la décision, dépend de l’endroit où vous exercez. Renseignez-vous auprès de votre organisme de réglementation ou de votre organisme professionnel.

Comment consigner la réponse

Consignez la réponse là où toute personne qui lit le dossier la chercherait, pour qu’il n’y ait jamais de doute sur la possibilité d’enregistrer une séance.

Consignez les conditions aussi soigneusement que l’accord lui-même. Une personne peut accepter l’audio mais pas la vidéo, ou l’enregistrement de certaines séances seulement. Revenez sur le consentement quand quelque chose change : un nouvel outil, un nouvel usage comme la supervision, ou une nouvelle personne dans la pièce.

Quand une personne retire son consentement

• Arrêtez d’enregistrer aussitôt, même en pleine séance, sans demander de raison.
• Consignez le retrait avec la date et sa forme (de vive voix, par écrit, par message).
• Parlez de ce qu’il advient des enregistrements antérieurs. Expliquez ce que vous pouvez supprimer et ce qui doit rester au dossier là où vous exercez, puis faites-le.
• Revenez à vos notes habituelles et gardez les soins inchangés. Un retrait n’est pas un événement clinique en soi.
• Ne redemandez que si la personne en reparle, jamais pour faire pression.

Comment Olive Grove vous aide

Olive Grove comprend un formulaire de consentement d’une page, en langage clair, avec le nom de votre cabinet et le vôtre. Il couvre l’enregistrement, les notes rédigées par l’IA sur votre ordinateur, les signatures vocales, la tenue de dossiers, le retrait et la confidentialité, et vous pouvez en faire votre propre modèle. Un seul appui sur Consentement donné consigne le consentement avec la date dans le dossier de soins, qui garde aussi un consentement refusé ou retiré et de quelle façon. La liste À faire de la personne indique quand le consentement doit être revu, tous les 12 mois sauf changement. Vous pouvez aussi envoyer le formulaire en ligne : la personne signe en tapant son nom, sans compte.

Le formulaire est un point de départ à revoir et à adapter ; rien dans l’application n’en dépend. Voyez Le formulaire de consentement et le dossier de soins, Formulaires remplis par les clients avant la première séance et Clientèle et dossiers.