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Avant et pendant une séance

Avant l’arrivée d’un client, l’application présente votre journée et ce qu’il faut reprendre de la dernière fois. Une fois la séance commencée, elle transcrit ce qui est dit, quelques secondes plus tard, et propose de courtes pistes tirées de l’approche que vous utilisez quand vous en voulez une. Vous restez avec votre client; l’application suit.

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La page Enregistrer pendant une séance avec un client fictif : la durée de l’enregistrement en haut, le panneau de transcription en direct, et l’Assistant en séance à côté avec de courtes pistes tirées de l’approche utilisée.

Avant une séance

Ouvrez l’application et votre journée est déjà prête : qui vient, ce qui est à faire et ce qu’il faut reprendre de la dernière fois.

Aujourd’hui. Le rendez-vous en cours ou le suivant, l’horaire du jour, ce qu’il vous reste à faire et les clients à surveiller.
Depuis la dernière séance. La date de votre dernière rencontre, les exercices à vérifier, les objectifs ouverts, les derniers scores et les rappels liés au risque, tirés du dossier sans IA.
Mesures du jour. Quoi faire passer à ce client aujourd’hui : un ensemble de base à l’évaluation, plus des dépistages déclenchés par ses propos.
Langue de la séance. Environ 100 langues ou la détection automatique, conservées telles quelles ou traduites en anglais pendant la transcription.
Votre salle vidéo. Un lien permanent, une salle d’attente dans le navigateur du client, et vous choisissez qui entre.
Rappels à la clientèle. Un rappel déjà rédigé pour chaque client ayant un rendez-vous, ouvert dans votre propre logiciel de courriel, un par un ou tous à la fois.

Les 36 fonctionnalités de cette partie

Page Aujourd’hui: La page d’accueil vous salue et présente votre journée : le rendez-vous en cours ou le suivant, l’horaire du jour, ce qu’il vous reste à faire, les clients à surveiller, les signalements de risque, les séances récentes et la semaine à venir.
Panneau d’Oliver: Cliquez sur Oliver au pied du menu, ou appuyez sur Ctrl+J, et son panneau s’ouvre : En attente, les mêmes éléments que dans Aujourd’hui, chacun avec Ouvrir (ou L’ajouter) et Pas maintenant; et Demander à Oliver, une question pour Consultation, avec Parler avec Oliver.
Demander à Oliver: Oliver au pied du menu de gauche, avec la mention assistant IA et une ligne sur ce qu’il fait : prêt, combien de choses vous attendent, rédaction d’une note de séance, ou à l’écoute. Il ne nomme jamais un client. Cliquez dessus ou appuyez sur Ctrl+J pour son panneau.
Ressources: Nos sites, outils et guides au même endroit : votre compte, le centre d’aide, les guides, les nouveautés, l’état du service et l’assistance, ainsi que des ressources pour votre région. Chacun s’ouvre dans votre navigateur.
Carte Maintenant et Ensuite: Affiche le rendez-vous en cours, ou le suivant, avec le type de séance, l’état de la dernière note, les mesures à faire passer et un seul bouton pour lancer l’enregistrement.
Horaire du jour: Les rendez-vous du jour, chacun marqué documenté, absence, maintenant, ensuite ou non enregistré, avec des boutons pour démarrer la séance, ouvrir le dossier ou la consigner.
Bandeau de protection des dossiers: Une ligne en haut de la page Aujourd’hui, affichée seulement lorsqu’un problème est à régler : une sauvegarde échouée ou manquante, l’ouverture de session désactivée, des notes en attente de signature ou une configuration inachevée.
Clients à surveiller: Les clients qui pourraient nécessiter une décision clinique, par exemple un signalement de risque sans séance depuis, des objectifs ouverts sans séance récente, des scores qui ne bougent pas ou l’absence de plan.
Disposer les cartes Aujourd’hui: Faites glisser une carte vers le haut ou le bas de sa colonne, repliez-la sur son titre ou ouvrez sa liste dans une grande fenêtre. La disposition est mémorisée.
La cloche: Un compteur dans l’en-tête qui énumère ce qui requiert votre attention : les rendez-vous du jour, les notes à rédiger et à signer, les mesures à faire passer, les factures en retard, les séances à facturer, la configuration, l’abonnement et les mises à jour.
Notifications de bureau: Des notifications Windows avant chaque rendez-vous (avec les mesures à faire passer), chaque matin, en fin de journée pour les notes à rédiger, et chaque semaine pour les notes non signées, les factures en retard, une sauvegarde ancienne et une configuration inachevée.
Choisir le client d’une séance: Choisissez la personne visée par la séance en haut de la page Enregistrer. Son répertoire d’interventions, son résumé et les suggestions conservées se chargent, et le contenu du client précédent disparaît de l’écran.
Format de note avant la séance: Choisissez le format de note de cette séance, ou laissez-le sur Automatique pour qu’il s’adapte aux personnes présentes.
Autres personnes attendues: Un lien sous la barre de configuration indique combien de personnes sont attendues en plus de celles du dossier, pour que le bon nombre de voix soit séparé. Cliquez dessus pour le modifier.
Résumé depuis la dernière séance: Un résumé tiré directement du dossier : la date de votre dernière rencontre, les exercices à vérifier, ce que vous aviez prévu, les objectifs ouverts, les derniers scores, les mesures à faire passer, le déroulement de la dernière séance et les rappels liés au risque.
Suivi des exercices: Les exercices prévus dans le plan d’une note sont conservés, et la séance suivante demande « L’a-t-on fait? ». Votre réponse est ajoutée à la note de cette séance.
Mesures suggérées pour ce client: Suggère quoi faire passer aujourd’hui : un ensemble de base lors d’une première évaluation, jusqu’à 3 dépistages déclenchés par les propos du client, et le Session Check à la fin.
Microphone et audio du système: Choisissez n’importe quel microphone Windows et décidez d’enregistrer aussi ce que l’ordinateur fait jouer, soit l’autre côté d’un appel vidéo.
Vérification du microphone: La première fois qu’un microphone est utilisé après l’ouverture de l’application, une petite fenêtre affiche un indicateur de niveau pour que vous voyiez qu’il vous entend avant d’enregistrer.
Langue de la séance: Choisissez la langue parlée pendant la séance, la détection automatique, ou une option « → anglais » qui traduit en anglais pendant la transcription.
Français et anglais avec alternance automatique: La liste des langues comprend « Français » et « Anglais et français (alternance) », et la détection automatique change de langue lorsque les interlocuteurs changent de langue.
Source vidéo: Enregistrez au besoin la vidéo avec l’audio, à partir d’une zone de l’écran que vous délimitez (comme la fenêtre de l’appel) ou d’une webcam.
Options d’enregistrement repliables: Les lignes du microphone, de la langue, de l’audio de l’appel, des suggestions en direct et de la vidéo se replient en une seule ligne de résumé.
Vérification du même client: Si vous appuyez sur Démarrer alors que le client de la dernière séance est encore sélectionné, l’application demande s’il s’agit d’une autre séance avec cette personne, pour éviter d’enregistrer le client suivant dans le mauvais dossier.
Réservation en ligne: Les clients réservent eux-mêmes sur votre propre page, selon vos heures de travail. Ils reçoivent une confirmation et des rappels par courriel, et peuvent modifier ou annuler jusqu’au délai que vous fixez. Les rendez-vous apparaissent dans votre calendrier.
Carte enregistrée et frais de rendez-vous manqués: Les clients qui réservent en ligne peuvent enregistrer une carte sur votre propre page Stripe pour retenir le rendez-vous. Après une absence ou une annulation tardive, vous débitez les frais du service une fois confirmés; c’est inscrit dans Facturation comme une facture payée.
Rappels automatiques: Les clients qui ont une adresse courriel reçoivent votre rappel automatiquement la veille, 2 heures avant ou les deux, rédigé à partir de votre propre texte de rappel. Couvre les rendez-vous pris dans l’application ou synchronisés depuis votre calendrier.
Flux de calendrier pour votre téléphone: Vos rendez-vous dans le calendrier de votre téléphone, ou dans Google ou Outlook, depuis une adresse privée à laquelle vous vous abonnez. Chaque événement n’indique que ce que vous choisissez : initiales et service, le service seulement, ou simplement « Rendez-vous ». Mis à jour en quelques minutes quand l’application est ouverte.
Formulaires clients: Vos clients répondent à vos questions d’accueil, signent votre formulaire de consentement et remplissent le PHQ-9 ou le GAD-7 en ligne avant leur première séance. Les réponses arrivent dans leur dossier : l’accueil comme document, le consentement comme document signé, les questionnaires comme mesures notées.
Messages sécurisés des clients: Les clients vous écrivent depuis leur propre page, le lien dans leurs courriels de réservation. Chaque message est scellé sur leur appareil pour cet ordinateur, arrive dans leur dossier client comme document marqué non lu, et vous répondez par courriel.
Salle vidéo: Un lien permanent pour les séances vidéo de votre clientèle. Définissez le nom de la salle et le nom que voient les clients, copiez le lien, modifiez-le ou ouvrez la salle.
Salle d’attente pour la clientèle: Les clients ouvrent votre lien dans n’importe quel navigateur, vérifient la caméra et le microphone, saisissent leur nom, acceptent la séance vidéo, indiquent s’ils consentent à l’enregistrement et attendent.
Quelqu’un demande à entrer: Un bandeau en haut de la fenêtre indique qui attend, le client dont il s’agit probablement selon le calendrier du jour, et si la personne a consenti à l’enregistrement. Faites-la entrer, refusez-la ou envoyez-lui un message.
Rappels de rendez-vous aux clients: Les clients réservés d’une journée, chacun avec un rappel déjà rédigé, prêt à ouvrir dans votre propre logiciel de courriel ou à copier pour un texto, un par un ou tous à la fois.
Rappels par texto ou WhatsApp: Envoyez à un client son rappel par texto ou par WhatsApp, depuis vos propres applications. Le même texte que le rappel par courriel, rédigé pour vous, vers le numéro inscrit au dossier du client; vous appuyez sur Envoyer. Chaque envoi est noté dans l’activité du client.
Avertissement de disque non chiffré: Avant d’enregistrer sur un ordinateur dont le disque est reconnu comme non chiffré, l’application vous avertit et vous laisse poursuivre ou annuler.

Pendant une séance

Vous restez avec votre client. La transcription s’écrit d’elle-même, et une courte piste est là dès que vous en voulez une.

Transcription en direct. Ligne par ligne avec l’heure et le nom de l’interlocuteur, quelques secondes après les paroles.
Voix. Un bouton au-dessus de la transcription énumère chaque voix entendue, qui elle est selon l’application et à quel point elle en est sûre. Corrigez-en une à tout moment; elle ne pose de question que sur une voix qu’elle ne peut pas situer.
Pistes en direct. In-Session Assist propose deux ou trois courtes pistes à la fois (Explorer, Refléter, Remarquer, Valider ou Essayer), tirées de la façon dont l’approche que vous utilisez se pratique et de l’étape où en est la séance. Vous les formulez à votre façon; Comment le dire en montre une.
Utile ou pas. Marquez une piste Utile ou Pas utile d’un seul geste, et au fil des semaines les cartes apprennent ce qui vous aide. Les marques sont conservées sur votre ordinateur.
Ask. Tapez une question, en privé, ou choisissez l’une des six questions prêtes, comme « Qu’est-ce qui m’échappe? » ou « Vérification du risque ».
Des outils qui se remplissent seuls. Lancez un registre des pensées ou un plan de sécurité, et il se remplit à partir de ce qui est dit. Ce que vous tapez reste tel que vous l’avez écrit.
Veille du risque. Les phrases sur le suicide, l’automutilation, la violence envers autrui, les abus ou la surdose font apparaître un bandeau avec la citation, sans IA. La suite reste votre jugement.
En personne ou en ligne. N’importe quel microphone et, pour un appel vidéo, ce que l’ordinateur fait entendre. In-Session Assist peut flotter dans une petite fenêtre qui reste au-dessus de l’appel.
Guide de séance. Des étapes pour le travail individuel, de couple (TCE et méthode Gottman) et familial, avec des textes à lire à voix haute.

Les 39 fonctionnalités de cette partie

Démarrer une séance: Lancez l’enregistrement et la transcription en direct pour le client choisi, depuis Enregistrer, Aujourd’hui, le Calendrier, la cloche ou le bouton Nouveau.
Vue confidentielle: Si un client peut voir l’écran, un seul geste masque tout ce qui est clinique : la fenêtre n’affiche que l’heure, un arbre immobile et la façon de revenir. L’enregistrement continue.
Transcription en direct: La transcription apparaît quelques secondes après la parole, ligne par ligne, avec l’heure et le nom de la personne qui parle dès que sa voix est reconnue, marqué « estimation en direct » tant que vous n’avez pas confirmé, pendant qu’In-Session Assist travaille à côté.
Qui est-ce? Une nouvelle voix: Lorsqu’une voix inconnue a participé 20 secondes ou plus, un bandeau discret au-dessus de la transcription en direct demande qui c’est : un clic pour les personnes de la séance ou vous; le reste sous Plus.
Bouton Voix: Au-dessus de la transcription en direct, Voix liste chaque voix entendue avec le nom que l’application lui a donné, si elle est reconnue, supposée ou nommée par vous, et combien de temps elle a parlé. Choisissez-en une pour la corriger à tout moment.
Filtre des phrases fantômes: Les phrases fantômes répétées, comme « Bye. » ou « Thank you. », que la reconnaissance vocale peut inventer pendant un silence sont retirées de la transcription en direct.
Avis de microphone faible: Lorsque le microphone capte très peu de son, le bas de la fenêtre indique que le niveau du microphone est très faible.
Pause et reprise: Interrompez un moment la captation et la transcription, puis reprenez plus tard. Le temps en pause est exclu de l’enregistrement, de la transcription, de la vidéo et de la durée de la séance.
Terminer la séance: Arrêtez l’enregistrement après une confirmation. La note rapide et tout outil ouvert sont sauvegardés, et la transcription précise et la note démarrent en arrière-plan.
Suggestions d’In-Session Assist: Une carte pour l’instant présent qui tient la formulation, les objectifs, le plan de la dernière séance et une carte évolutive de la séance : l’approche, où va la conversation, et deux ou trois pistes qui approfondissent, relient ou font avancer, chacune écrite d’après la façon dont cette approche se pratique.
Des suggestions qui disent quoi faire: Chaque suggestion en direct commence par ce qu’il faut faire, puis une courte ligne : Demander, Refléter, Explorer, Valider, Normaliser, Résumer ou Essayer. Une Vérification de sécurité se distingue, avec son propre signe et sa propre couleur. C’est pareil en séance et en Entraînement.
Des pistes plutôt que des scripts: La carte propose le geste, pas des mots à lire : Explorer, Refléter, Remarquer, Valider ou Essayer, puis quelques mots nommant le matériel propre au client, à formuler vous-même. Comment le dire montre une façon de le formuler. Chaque piste suit la façon dont l’approche se pratique.
Utile ou pas, d’un seul geste: Marquez une piste Utile ou Pas utile d’un seul geste. Les cartes suivantes apprennent ce qui vaut un coup d’œil pour vous, au fil des semaines, et les marques restent sur la carte pour que vous voyiez ce que vous avez dit.
Personnaliser les suggestions en direct: Choisissez la disposition de la carte, le nombre de questions et d’interventions affichées, l’affichage ou non d’une compétence ou de la justification, la fréquence d’actualisation et si elle attend pendant que vous lisez.
Désactiver les suggestions en direct: Désactivez les suggestions en direct pour une séance ou pour de bon, sans toucher à l’enregistrement, à la transcription ni à la note. Le répertoire d’interventions, les Outils et Demander continuent de fonctionner.
Épingler une suggestion: Gardez à l’écran toute suggestion, question du guide ou outil grâce à son épingle. Les suggestions suivantes s’appuient sur ce qui est épinglé, et les épingles reviennent à la séance suivante du client.
Interroger In-Session Assist: Tapez une question et obtenez une réponse courte tirée des dernières minutes, du répertoire d’interventions et du plan du client, avec six questions en un clic quand vous n’avez pas le temps d’écrire.
Fil conducteur de la séance: Une orientation permanente pour le reste de la séance, comme « rester sur le deuil », qui façonne chaque suggestion et chaque réponse d’Ask.
Répertoire d’interventions à côté de la transcription: Les interventions classées du client sous forme de courte liste. Ouvrez-en une pour voir sa justification, ses étapes, les mots à dire, les points à surveiller et les mises en garde.
Techniques: Des techniques prêtes à utiliser, avec leurs étapes et les mots à dire, classées par approche, celles qui conviennent au client chargé étant en tête de liste.
Des outils qui se remplissent seuls: Lancez une technique sous forme de fiche. L’IA remplit chaque ligne à partir de ce qui est dit et affiche la prochaine question à poser; ce que vous tapez reste tel que vous l’avez écrit.
Copier une fiche pour le client: Copiez une fiche terminée, comme un plan de sécurité, pour la coller dans un courriel. Les lignes remplies par l’IA que vous n’avez pas vérifiées doivent d’abord être confirmées.
Guide de séance: Quoi demander à chaque étape d’un travail individuel, de couple ou familial, ouvert à l’étape où se trouve probablement le client, avec des textes à lire à voix haute.
Textes à lire à voix haute: De courts textes en langage clair sur le consentement à l’enregistrement, la confidentialité, la politique sur les secrets en thérapie de couple, la confidentialité en thérapie familiale, la protection de l’enfance et quoi dire en cas de dévoilement de violence.
Questionnaires pendant la séance: Toutes les mesures que l’application peut faire passer, avec le dernier score du client et sa date, les mesures recommandées en premier, et « Faire passer maintenant » pour en administrer une.
Note rapide: Notez tout ce qu’il faut retenir pendant la séance. Elle est enregistrée dans Mes notes de la séance à la fin.
In-Session Assist flottant: Détachez In-Session Assist dans une petite fenêtre toujours au premier plan, par-dessus un appel vidéo, avec une horloge et des boutons de pause, de fin, de transparence et de réduction en pastille.
Veille du risque: Les phrases sur le suicide, l’automutilation, la violence envers autrui, les abus ou la surdose dans les propos d’un client font apparaître un bandeau rouge avec la citation et l’heure, sans recours à l’IA.
Taille du texte des panneaux: Agrandissez ou réduisez le texte de la transcription ou de l’assistance, chaque panneau séparément.
Une séance oubliée se termine d’elle-même: Lorsque personne n’a parlé depuis un moment, l’application vous le demande à l’écran et par une notification de bureau, et la séance se termine deux minutes plus tard, sauf si vous poursuivez l’enregistrement.
Arrêt du microphone ou de l’audio de l’appel: Si le microphone n’envoie rien pendant 15 secondes, ou si le flux audio de l’appel s’arrête, un avertissement reste à l’écran et une notification de bureau est envoyée.
Mise en veille et plantages pendant une séance: La transcription et la note rapide sont sauvegardées toutes les 20 secondes, le temps de mise en veille de l’ordinateur est exclu, et une séance interrompue est traitée au démarrage suivant.
Fermer l’application pendant un enregistrement: Fermer la fenêtre pendant une séance demande une confirmation, et la déconnexion de Windows, l’arrêt ou une mise à jour termine la séance correctement au lieu de l’interrompre.
Enregistrement vidéo: Enregistre la zone de l’écran choisie ou la webcam en MP4 pendant la séance; le son de la séance est ajouté une fois la transcription faite.
Fenêtre de séance vidéo: L’appel en direct : une vignette pour chaque personne admise, votre propre aperçu, les boutons de micro et de caméra, les personnes présentes et le bandeau d’attente pour les retardataires.
Verrouiller la salle vidéo: Empêchez toute nouvelle personne de demander à entrer dans votre salle.
Enregistrer une séance en salle vidéo: Après avoir fait entrer quelqu’un, on vous demande si vous voulez enregistrer, en indiquant si la personne a coché l’enregistrement sur la page d’accès; oui active le son du système et démarre la séance pour le client correspondant.
Ce qui est en cours, dans le pied de page: Tout ce qui prend du temps s’affiche dans le pied de page, avec ce qui se fait, pour qui, et une barre de progression : rapports, lettres, notes, formulations, transcription, interlocuteurs, vérifications, exportations, importations, transferts, téléchargements, mises à jour et sauvegardes, sans figer la fenêtre.
Indicateur de charge de l’ordinateur: Un point et un mot au bas de la fenêtre indiquent si l’ordinateur suit la cadence, avec l’utilisation de la mémoire, de la carte graphique et du processeur dans l’infobulle.

Étape par étape, dans le centre d’aide

Comment configurer et utiliser ce que décrit cette page.

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