Confidentialité, sécurité et données

Où sont les données, ouverture de session, sauvegardes, changement d’ordinateur et conservation.

• Où sont vos données, et ce qui est envoyé

  Olive Grove fait son travail sur votre ordinateur : l’enregistrement, la transcription et la rédaction des notes s’y font, avec son IA. Les sauvegardes et les autres contenus que vous choisissez de conserver en ligne, comme les réponses aux formulaires, sont verrouillés sur votre ordinateur avant d’être envoyés, avec une clé que vous seul détenez, si bien que nous ne pouvons pas les lire. Les fonctions en ligne, comme la prise de rendez-vous, les rappels et les paiements, n’utilisent que les renseignements dont elles ont besoin pour fonctionner, comme l’indique la page Vos données. Ce qui va en ligne, et quand, est énuméré ci-dessous.

• Ouverture de session, verrouillage et chiffrement du disque

  Ouvrez l’application avec Windows Hello ou votre mot de passe Windows, ou un mot de passe ou NIP propre à l’application. L’écran se verrouille après 15 minutes d’inactivité (jamais pendant un enregistrement), et Ctrl+L le verrouille aussitôt. Activez aussi le chiffrement du disque de Windows.

• Sauvegarder et restaurer vos dossiers

  Activez les sauvegardes automatiques vers un dossier de votre choix, comme une clé USB. Chaque sauvegarde est vérifiée après sa création, scellée en AES-256 si vous définissez un mot de passe, et les plus récentes sont conservées. La restauration vérifie la sauvegarde avant de remplacer quoi que ce soit.

• Sauvegarde en ligne avec votre code de récupération

  Une fois par jour, une copie chiffrée de votre pratique est scellée sur votre ordinateur avec votre code de récupération et conservée en ligne. Seul votre code l’ouvre : personne d’autre ne le peut, nous compris. Restaurez-la sur le même ordinateur ou sur un nouveau.

• Exporter tout le cabinet

  Exportez tout le cabinet en une seule action : un PDF du dossier de chaque client, des tableurs des clients, séances, rendez-vous, de la facturation et des mesures, et, si vous le choisissez, les enregistrements. Scellez-le avec un mot de passe s’il quitte votre ordinateur. Vos dossiers ne sont jamais retenus par votre abonnement.

• Passer à un nouvel ordinateur

  Sur l’ancien ordinateur, créez un fichier de transfert protégé par mot de passe. Sur le nouveau, installez Olive Grove et choisissez « J’ai des dossiers d’un autre ordinateur ». La licence suit, et un résumé compare les totaux sur les deux ordinateurs.

• Conserver, nettoyer et supprimer des dossiers

  Choisissez la durée de conservation des dossiers, supprimez les enregistrements un nombre de jours choisi après la signature de la note, libérez de l’espace, et protégez un client ou une séance contre tout nettoyage. Supprimer un dossier est toujours votre décision; l’application ne le fait jamais d’elle-même.

• Le journal d’activité et le dossier de confidentialité

  Le journal d’activité consigne les ouvertures de session, verrouillages, dossiers ouverts, notes signées et modifiées, exportations, suppressions, sauvegardes et changements des réglages de l’IA, conservés 10 ans. Le dossier de confidentialité rédige pour vous une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une fiche d’information pour les clients et un résumé de sécurité.